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Comment faire une facture (+ modèles)

Cedric Auman Cedric Auman on 03-mai-2020 19:15:55 in facturation

Comment faire une facture

Une bonne facturation vaut de l'or pour votre entreprise. Elle ne vous garantit pas seulement le paiement de vos services ou produits, elle vous donne également une vue d'ensemble claire de vos recettes et dépenses. Mais établir une facture (en ligne) selon les règles de l'art n'est pas toujours chose facile. C'est pourquoi nous vous offrons des conseils, astuces, divers modèles et le pourquoi du comment. De rien !

  1. Pourquoi les factures sont-elles essentielles ?
  2. Les différents types de factures
  3. Comment faire une facture ? 
  4. Modèles de factures 
  5. Quand établir une facture et l'envoyer ? 
  6. La facturation en ligne : comment ça marche ? 

Factures pourquoi essentiellesPourquoi les factures sont-elles essentielles ? 

En tant que travailleur indépendant, l'idéal serait de surveiller vos factures comme le lait sur le feu. On exagère ? Pas du tout ! Et il y a 3 raisons à cela : 

  1. Les factures sont synonymes de passage en caisse. Elles prouvent que vous avez fourni un produit ou service. Si elles ne sont pas conformes à la réglementation et que votre client refuse de payer, vous pourrez toujours courir pour récupérer votre argent. 
  2. Si vos factures sont erronées, vous passez à la caisse de l’administration fiscale.  Si elles sont incorrectes, votre comptabilité est en danger et vous vous exposez à une amende. D'ailleurs, cela ne concerne pas seulement les factures que vous établissez, les factures dites sortantes. Les factures erronées des fournisseurs, ou factures entrantes, s’exposent également à des sanctions. 
  3. Les factures vous donnent des informations sur votre entreprise. Après tout, elles indiquent vos recettes et vos dépenses, ce qui vous permet d'évaluer la santé financière de votre entreprise. 

« Grâce à nos factures en ligne, nous pouvons facilement interpréter nos résultats et voir exactement où nous en sommes en termes de chiffre d'affaires ». Jona Van Laer, fondateur de Tuinjan

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Les différents types de factures 

Les factures sont comme les bières blondes : certaines sont très bonnes et d'autres pas vraiment (vous avez déjà goûté une Budweiser ?). De manière générale, il existe 8 différents types de factures. 

  1. Comme son nom l’indique, la facture standard contient des informations standards et elle est utilisée par défaut.
  2. La facture commerciale est utilisée lorsque vous expédiez des marchandises d'un pays à un autre. 
  3. Pour les grands projets, par exemple dans le bâtiment, vous pouvez envoyer une facture périodique chaque fois qu'une phase est terminée. De cette façon, vous générez également des recettes pendant le projet.
  4. Vous ne facturez pas des produits ou services mais des heures à un taux fixe ? Si c'est le cas, veillez à l'indiquer clairement sur une feuille de temps ou via l'enregistrement des heures travaillées. Ce type de facture est très utilisée par les consultants et les agences. 
  5. En ce qui concerne les clients pour lesquels vous travaillez en continu, vous établissez une facture récurrente à intervalle régulier. Par exemple à chaque fin de mois.
  6. La facture pro forma vous permet de donner le prix estimé de certains biens ou services. Elle est souvent identique à votre devis. 
  7. Dans le cas d'une facture basée sur la valeur d'un service ou produit fourni, le montant dépend de la quantité de travail effectué. C'est particulièrement utile si vous pouvez déterminer à l'avance la valeur d'un produit ou service.
  8. Une facture avec un prix forfaitaire est parfaitement indiquée pour les projets dont les attentes sont clairement définies. Elle est utilisée en particulier par les travailleurs indépendants. 

Quel type de facture établir pour quel type de projet ? Et quels sont les pièges à éviter ? Cet article de blog vous aidera à y voir plus clair.

Comment faire une facture ?

Une facture est généralement composée de 3 parties : l'en-tête de facture, les lignes de facture et le montant de la facture. Oui, parfois c'est aussi simple que ça. Chaque composante contient un certain nombre d'éléments obligatoires.

Dans l'en-tête de facture, vous indiquez vos coordonnées ainsi que :

  • le mot « facture » de façon claire
  • la date de création et le numéro de série 
  • la raison sociale et la forme juridique de votre entreprise (SA, SPRL, etc.)
  • votre adresse complète 
  • vos coordonnées bancaires
  • votre numéro de TVA, d’entreprise (Belgique) ou de SIREN (France) 
  • la date de livraison des biens ou services

Vous devez aussi inclure les coordonnées de votre client dans l'en-tête de facture : 

  • la raison sociale de l'entreprise 
  • l’adresse complète
  • le numéro de TVA

Dans les règles de facturation, vous décrivez les biens et services et leur quantité. Il y a deux façons de procéder en indiquant : 

  • les différentes phases et le prix unitaire correspondant
  • votre taux horaire et le temps passé sur chaque phase du projet

Cet exemple de calcul clarifie immédiatement les choses.

Vous indiquez dans le montant de la facture :

  • le montant net (montant hors TVA)
  • le taux et le montant de la TVA
  • le montant total
  • le délai de paiement
  • les modalités de paiement

Les conditions générales sont comme les règlements de copropriété : personne ne les lit. Cependant, il peut s'avérer judicieux de les indiquer sur votre facture, même si ce n'est pas obligatoire. Attention : si votre facture est destinée à un particulier, vous devez indiquer ces conditions générales sur votre devis. Pour les entreprises, la mention de votre site internet suffit. 

Modèles de factures

Les bons artistes copient, les grands artistes volent. (Picasso) Et cela s'applique tout aussi bien à l'établissement de factures. Utiliser des factures existantes est l’une des astuces les plus efficaces. Ça vous fera gagner beaucoup de temps.

Problème : vous ne savez pas quelles factures ont été établies selon les règles de l'art. C'est pourquoi nous avons créé trois modèles pour lesquels même le contrôleur fiscal le plus strict ne trouverait rien à redire.

Quand établir une facture et l'envoyerQuand établir une facture et l'envoyer ?

Si facturer vous prend autant de temps que de préparer un repas pour deux cents personnes, vous avez un problème. Car une fois un projet terminé, il vaut mieux envoyer votre facture le plus rapidement possible. 

Le délai est fixé au 15ème jour du mois suivant la réalisation de la vente ou la prestation de service. Si, par exemple, vous livrez des marchandises à l'un de vos clients le 23 avril, vous avez jusqu’au 15 mai pour établir et envoyer votre facture. 

Il est donc conseillé de ne pas attendre. Au début du mois, vous devez habituellement débourser beaucoup d'argent. Si vos clients paient leurs factures rapidement, vous déboursez plus facilement les sommes dues. Dans tous les cas : respectez les échéances. Autrement, le gouvernement pourra vous infliger des amendes. 

Votre client est un travailleur indépendant ou une entreprise ? Il dispose alors de 30 jours pour régler la facture, à compter de sa date de réception. Vous pouvez ne pas respecter cette règle mais, dans ce cas, vous devrez écrire cette clause noir sur blanc. Il n'y a pas d'échéance fixe pour les particuliers, mais il existe un « délai raisonnable ». En pratique : une à deux semaines. Pour éviter toute contestation, vous pouvez inclure un délai de paiement dans les conditions générales de votre facture. 

OK d'accord, le client est roi. Mais que faire s'il ne paie pas votre facture ? Lui envoyer des tonnes d'e-mails ? Embaucher quelqu'un pour le harceler ? Heureusement que non. Voici une solution efficace en 4 étapes simples. 

La facturation en ligne : comment ça marche ? 

Votre imprimante indique à nouveau que les cartouches d'encre sont vides, l'adresse du destinataire ne rentre pas sur l'enveloppe et, même s'il est très beau, le monument sur le timbre n'apporte rien d'un point de vue esthétique. Les factures papier vous coûtent du temps, de l'argent et votre sérénité. En effet, comment pouvez-vous être sûr que votre facture arrivera bien à destination ? 

De plus en plus de travailleurs indépendants éditent leurs factures en ligne avec un outil en ligne. Cela présente 3 avantages : 

  1. Un gain de temps considérable. Avec un logiciel, vous pouvez créer une facture dans votre propre style en quelques clics. L'enregistrement, l'envoi et le traitement se font aussi en ligne et donc plus rapidement.
  2. Vous faites des économies. Le coût de revient du logiciel reste généralement le même, quel que soit le nombre de factures envoyées. Enveloppes, papier, cartouches d'encre, timbres... Vous n'en avez plus besoin.
  3. C'est simple comme bonjour. Vous êtes certain que votre facture parviendra à la bonne personne. De plus, il ou elle peut accéder à votre facture n'importe quand : sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, au bureau, en vacances ou dans le rayon biscuits apéritifs d’un Carrefour.

Facturation en ligne ou facturation électronique : même chose ?

Non, une facture en ligne est créée et envoyée via un logiciel et c'est un fichier PDF, Word ou Excel. C’est généralement suffisant pour la plupart des travailleurs indépendants. En revanche, une facture électronique est une facture au format XML (conforme à la norme européenne PEPPOL, version 2 ou 3) Insérez émoji nerd ! Les fournisseurs du secteur public ont l'obligation d'établir des factures électroniques. 

Envie de tout savoir sur la facturation en ligne ? Message reçu ! Nous avons établi la liste des informations utiles.

« Au début, vous arrivez à établir vos factures manuellement. Mais ça ne dure pas. Jusqu'à maintenant, Teamleader m'a permis de gagner en efficacité et d'éviter frustration et perte de temps. » Laurent Debaere, fondateur et directeur de Berdea

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