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4 conseils pour éviter les défauts de paiement

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La recherche montre que pas moins de 9 entreprises belges sur 10 se trouvent confrontées un jour ou l'autre à de mauvais payeurs.  Une situation assez gênante, vu l'importance du cash-flow pour garantir le bon fonctionnement d'une entreprise. Comment pouvez-vous vous assurer que chaque facture soit payée à temps et que votre entreprise reste rentable ? Ces 4 conseils vous mettent sur la bonne voie.

Une enquête de l'assureur-crédit Atradius a démontré que 90 % des entreprises belges se trouvent confrontées un jour ou l'autre à des payeurs retardataires. Votre entreprise connaît-elle bien ce problème ? Les mauvais payeurs entraînent des conséquences désagréables : des problèmes de liquidité, une croissance ralentie, des frais d'intérêts ou même des licenciements.  Dans le pire des cas, ils menacent le futur de votre entreprise.

Assurez-vous donc que chaque facture soit payée à temps, sur la base de ces 4 conseils.

Établissez une offre claire

BE_Blog_Defaulters_Inline_1Une offre claire avec renvoi à vos conditions générales laissera peu de place pour les discussions.  Vérifiez attentivement toutes les dispositions, et incluez si possible un expert externe.  La législation sur les termes et conditions générales a en effet énormément changé ces dernières années, et il y aura de fortes chances pour que vos conditions ne soient plus adaptées.  Une offre n’a une portée juridique que si les conditions générales sont juridiquement valables.

Une offre doit également répondre à quelques autres conditions.  Lisez cet article et vérifiez si vous vous conformez déjà à ces 5 obligations légales.

Votre client doit accepter explicitement l'offre avec une signature ou, encore plus simple, en le confirmant par e-mail. Enregistrez toute communication par écrit, ou par e-mail : c'est rapide, gratuit et vous permet d'éviter les discussions par la suite.

Facturez rapidement et correctement

Vous ne voulez pas qu'un client perde de vue votre facture ?  Alors répondez rapidement vous-même, et envoyez votre facture dès que vous fournissez un produit ou une service.

Ajoutez tous les détails nécessaires lorsque vous préparez votre facture : vous les trouverez dans cet article. Ce n'est pas obligatoire, mais il vaut la peine d'ajouter les conditions générales au verso de la facture également.

Lorsque vous avez préparé votre facture, vous la traitez ensuite correctement dans votre comptabilité. S'il y a une discussion au sujet de la date d'expédition, votre registre de factures sortantes sera une preuve importante.

Laissez vos clients payer en ligne

BE_Blog_Defaulters_Inline_2Rien de plus populaire que les paiements en ligne : les chiffres de Wordline montrent que les transactions électroniques ont augmenté de pas moins de 32 % en 2016.  Ce nombre continue d'augmenter, car si le record quotidien en 2016 était d'environ 8.4 millions de transactions par journée, il était déjà 9.2 millions à la fin de 2017.

De plus, Bancontact et Payconiq ont annoncé une fusion. Les leaders du marché de paiements en ligne et mobiles unissent leurs forces, démontrant ainsi que le paiement en ligne devient de plus en plus important.  Cela n'est guère étonnant :

  • Les paiements en ligne sont plus rapides : les données sont souvent saisies automatiquement, et vos clients choisissent leur mode de paiement préféré.
  • Les systèmes de paiement en ligne répondent à des normes de sécurité strictes
  • Les fournisseurs de systèmes de paiement deviennent moins chers

Les clients demandent de plus en plus d'options de paiement en ligne. En leur offrant cette option, vous répondez non seulement à leurs souhaits, mais les paiements sont également effectués plus rapidement. Après tout, la numérisation et la confirmation d'un code à barres est beaucoup plus rapide qu'un transfert, par lequel vous devez entrer toutes les données manuellement.

Automatisez vos rappels de paiement

BE_Blog_Defaulters_Inline_3L'envoi de rappels de paiement est un travail fastidieux, mais essentiel que vous ne devriez pas reporter.  L’erreur est humaine , et il y a peu de chance qu'une facture impayée soit encore payée si vous ne leur rappelez pas.

Appelez un client avant d'envoyer un rappel enregistré. Le contact personnel crée non seulement plus de confiance; souvent, il est aussi plus efficace. Si cela n'aide pas, le rappel de paiement écrit est une deuxième option. Envoyez le rappel par e-mail, lettre (recommandée ou non) ou les deux.

 

Mentionnez les éléments suivants dans votre rappel :

  • Indiquez de quelle facture il s'agit
  • Mentionnez que votre rappel s'applique comme une mise en demeure
  • Évitez des termes comme un 'premier rappel' - vous insinuez que votre client a encore le temps de payer
  • Si nécessaire, reportez-vous aux conditions générales

Avez-vous vraiment en horreur l’envoi des rappels de paiement ? C'est compréhensible. Gagnez du temps et utilisez un logiciel pour envoyer des rappels de paiement automatiques. Vous avez juste besoin de définir un message automatique et une limite de temps, l'outil prendra soin de tout le reste.

Votre facture n'est toujours pas payée ? Prenez des mesures

Si votre facture reste impayée après ces nombreuses tentatives, il est temps de faire appel à un professionnel.  Par exemple, utilisez Unpaid pour recouvrer toutes vos factures impayées avec un minimum de coûts et d'effort.  En quelques clics, vous créez un dossier en ligne, après quoi Unpaid envoie un huissier de justice au client dans un délai d'une semaine. Dans tout cas, c'est le moyen le plus efficace de gérer les mauvais payeurs...Et si vous suivez bien tous les conseils ci-dessus, vous aurez sans doute plus de succès.