Facture en ligne
La bonne facture au bon moment avec un logiciel de facturation en ligne
- Création des factures, en seulement quelques clics - avec votre propre mise en page
- Visualisation des heures facturables
- Création des abonnements avec des factures récurrentes
- Connection avec votre propre logiciel de comptabilité
Facture en ligne? Teamleader Focus est l'outil idéal pour créer et envoyer des factures détaillées au moment adéquat. Créez des modèles de factures avec votre propre mise en page personnalisée. Créez et envoyez-les en quelques clics et vérifiez aisément le statut de leurs paiements. En cas de retard de paiement, votre client recevra automatiquement un rappel.
Aucune carte de crédit ne vous sera demandée.
Qu'est-ce qu'une facture en ligne ?
Les boîtes à chaussures pleines de factures papier, c’est dépassé. Les factures en lignes et électroniques sont l'avenir. Quelle est la différence entre les deux ?
Une facture en ligne est tout simplement une facture que vous envoyez via internet. Comme un fichier PDF, Word ou Excel envoyé par email. Ou même, mais c’est un peu moins efficace, une facture papier numérisée. De nos jours, il existe de nombreux outils qui permettent de créer et envoyer une facture en quelques clics. Une fois que le client reçoit votre email, il peut télécharger la facture et la consulter immédiatement.
La facture électronique, également appelée facture M2M pour « Machine to Machine », va encore plus loin. Avec un outil de facturation, vous créez d'abord une facture en format UBL. Ce qui signifie Universal Business Language, une norme internationale pour les factures électroniques. Le logiciel envoie ensuite la facture à l'application de comptabilité de votre client et elle est automatiquement lue et comptabilisée.
En Belgique et en France, les autorités imposent la facturation électronique à leurs propres fournisseurs. Si vous fournissez des biens ou des services au service public, votre facture doit être établie au format PEPPOL et téléchargée sur une plateforme spécifique (Mercurius en Belgique et Chorus Pro en France)
Commencer par la facturation électronique peut être un changement (trop) radical pour les entreprises. En revanche, la facture en ligne est beaucoup plus accessible. De plus, vous pouvez intégrer certains outils de facturation avec des logiciels de comptabilité. Comme ça, vous passerez facilement à la facturation électronique dès que vous serez prêt.
La facturation en ligne en 4 étapes
Rédigez soigneusement votre devis
Une bonne facturation commence par un devis clair. Vous faites un résumé des différentes phases du projet, avec les budgets correspondants. Ce sera clair pour votre client et ça vous donnera une bonne base pour la facture. Parce que dans un monde parfait, votre facture est un copier-coller de votre devis.
Faites une facture en ligne
Un bon outil convertit un devis en facture en un seul clic. S'il n'y a pas de devis, vous faites simple et établissez votre facture comme à votre habitude. Le logiciel fait les calculs. Plus besoin de bidouiller avec les formules Excel, les comptages et les pourcentages.
Envoyez votre facture en ligne
Avec un logiciel de facturation, vous envoyez vos factures directement à vos clients. Bye léchage de timbres, ciao interminables rédactions d'e-mails, adios gros classeurs. Grâce à l'intégration avec votre application de comptabilité, les factures sortantes apparaissent elles aussi automatiquement dans votre système.
Assurez le suivi des retards de paiement
9 entreprises sur 10 sont régulièrement confrontées à des défauts de paiement. Grâce à un outil de facturation en ligne, vous avez en permanence un aperçu des factures en souffrance et pouvez en assurer le suivi rapidement. Avec Teamleader, vous pouvez même configurer vos rappels de paiement automatiques. Vos clients reçoivent alors un sympathique message leur demandant de régler leurs factures en souffrance.
Faire une facture en ligne devient un jeu d'enfant avec Teamleader Focus.
Facturation des prestations horaires
Vous avez terminé une tâche ou une réunion? Teamleader Focus vous demandera d'entrer le temps que vous y avez consacré. Votre timetracking débute automatiquement lorsque vous vous connectez à Teamleader Focus et redémarre à chaque nouvelle tâche. Vous pouvez également ajouter manuellement des prestations horaires à un client ou à un projet.
Automatisation de vos factures récurrentes
Facturez ponctuellement vos transactions récurrentes, comme p.e. l'hébergement web ou les noms de domaine. Faites la facture une seule fois, choisissez la fréquence et Teamleader Focus créera et enverra automatiquement les factures. En outre, vous obtiendrez un aperçu de vos futurs revenus récurrents.
Des statistiques claires
Voyez-y plus clair grâce aux statistiques relatives au projet. Suivez précisément le temps passé sur les projets dans les statistiques et exportez-les vers un fichier Excel. Fixez des objectifs financiers par trimestre et vérifiez le progrès de vos revenus.
Suivi du temps non facturé
Ne perdez jamais de vue sur le temps non facturé grâce aux avantages de notre CRM en ligne. Vous pouvez même fixer une limite au montant de temps non facturé, pour pouvoir facturer votre client lorsque la limite a été franchie. Chaque fiche de contact contient un aperçu de toutes les heures non facturées. Facturez facilement ces heures en sélectionnant les tâches que vous souhaitez ajouter à votre facture.
Suivi de paiement efficace
Avec la plateforme Invoicecloud de Teamleader Focus, vos clients peuvent consulter les factures en ligne. En outre, vous pouvez connecter votre compte Teamleader Focus à vos outils de paiement en ligne. De cette façon, vous gardez toujours un aperçu à jour des paiements.
Lien avec votre logiciel de comptabilité
Vous pouvez connecter le module de facturation de Teamleader Focus avec un logiciel de comptabilité, ce qui vous permet d’atteindre un nouveau niveau d'efficacité et de précision.
Il crée ses factures en ligne avec Teamleader Focus :
« Depuis que nos processus de vente et de facturation ont été intégrés à notre outil de comptabilité, la charge administrative a considérablement diminué. »
Modèles de factures en ligne
Vous cherchez des modèles de factures pratiques à personnaliser avec vos propres données de facturation ? Profitez de nos modèles à télécharger gratuitement. Ou utilisez Teamleader Focus pour créer des factures encore plus rapidement et les suivre automatiquement.
Pourquoi choisir la facturation en ligne ?
La facturation en ligne présente 5 atouts essentiels pour votre entreprise :
- Vous gagnez beaucoup de temps
Si vous utilisez un outil de facturation, vous établissez des factures en un rien de temps. Vous remplissez simplement votre modèle personnalisé et le logiciel fera le calcul à votre place. Vous pouvez même préparer un e-mail standard pour envoyer votre facture en quelques secondes. Ou encore créer des rappels de paiement automatiques pour une trésorerie saine.
- Moins de risques d'erreurs
Étant donné que c’est l'outil qui calcule les différents montants sur votre facture, le risque d'erreurs diminue considérablement. Autre avantage : vous n'avez plus à chercher votre calculatrice partout.
- Aperçu de vos chiffres = décisions éclairées
Grâce à un aperçu synthétique dans votre logiciel de facturation, vous gardez constamment un œil sur vos paiements et factures en souffrance. Il vous donne des informations sur la santé financière de votre entreprise et vous permet de prendre des décisions fondées.
- En ligne, c’est plus sûr
Non seulement cette armoire de rangement pleine à craquer est souvent moche, mais en cas de dégât d'eau, d'incendie ou tout simplement de négligence (non, pas la vôtre bien sûr !), votre paperasse sera fichue. Un archivage en ligne (et une copie automatique de celui-ci) est beaucoup plus sûr.
- Vos clients et vous-même travaillez de manière plus flexible
Dans la voiture en vous rendant chez un client ou sur votre fauteuil après une longue nuit de travail : la facturation en ligne peut être effectuée à tout moment et partout. Il vous suffit d'avoir une connexion Internet.
Que vous faut-il pour facturer en ligne ?
Non, pas de blagues stupides du style « de la bonne humeur » ou des clichés comme « du bon sens ». Que faut-il pour facturer en ligne, en dehors d'un ordinateur de bureau ou portable ? Trois choses :
- Un logiciel fiable. Trouvez un outil de qualité adapté à votre entreprise. Prenez également en compte les possibilités d'intégration et les expansions. Par exemple, pouvez-vous intégrer le logiciel à votre application de comptabilité ? Pouvez-vous aussi y ajouter le suivi du temps et un CRM ? Et autre point non négligeable à l'ère du numérique : l’outil est-il accessible via une appli mobile hautement performante ?
- Un excellent système de stockage. Tous les outils de facturation ne disposent pas d'une base de données sécurisée. Bien que ce soit une condition essentielle : les factures en ligne, comme les versions papier, doivent être conservées pendant 7 ans en Belgique et 10 ans en France.
- Sécurité informatique. Vous ne laissez pas les portes de votre habitation grandes ouvertes pendant la nuit. Du moins, nous l'espérons. Vous protégez également au mieux votre PC et votre smartphone avec des antivirus ou autres solutions indispensables. Après tout, un outil de facturation contient des informations précieuses sur votre entreprise.
Vous utilisez un logiciel pour facturer, archiver et payer en ligne ? Ou bien vous investissez dans la sécurité de vos équipements informatiques ? Sous certaines conditions, vous pouvez bénéficier d'une déduction pour investissement. Concrètement : en Belgique, par exemple, vous pouvez déduire 13,5 % de vos bénéfices. Vous payez donc moins d'impôts.
Choisir un outil de facturation, c'est retrouver l'excitation d'un enfant de 8 ans dans un magasin de bonbons : l'offre est énorme. Comment identifier le bon logiciel parmi toutes les applications qui ne sont pas adaptées à votre entreprise ? Ces conseils vous permettront de prendre la bonne décision.
Teamleader Focus ne s'arrête pas à la facturation en ligne.
La facturation en ligne avec Teamleader Focus rend votre processus de facturation plus efficace et améliore votre trésorerie. Et ce n'est pas tout : grâce à notre logiciel de facturation en ligne, vous pouvez aussi...
- Créer et envoyer des devis professionnels, les faire signer en ligne et les convertir rapidement en factures.
- Convertir vos devis en projets et les mener à bien dans les délais et le budget impartis.
- Enregistrer votre temps de travail, sur la route comme au bureau.
- Gérer et suivre vos clients et prospects.
Essayez notre logiciel pendant 14 jours, sans obligation d'achat ou de paiement par carte de crédit.
Aucune carte de crédit ne vous sera demandée.