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Le secret d’une facture parfaite

Cedric Auman Cedric Auman on 03-déc.-2014 15:20:00 in Ventes et Marketing

Votre facture, c'est la carte de visite de votre entreprise. Teamleader vous guide dans le labyrinthe des chiffres et des lettres pour atteindre la facture parfaite.

Établir les factures est encore une tâche laborieuse pour de nombreuses personnes. Pourtant cette activité ne devrait pas vous demander beaucoup de temps. Si vous adoptez une approche intelligente et efficace, elles passeront comme une lettre à la poste. Mais, attention : votre facture est bien plus qu’une simple addition. C’est la carte de visite de votre entreprise. Teamleader vous guide dans le labyrinthe des chiffres et des lettres pour atteindre la facture parfaite.

Le secret d’une facture parfaite : Teamleader vous guide dans le labyrinthe des chiffres et des lettres.

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Mentions obligatoires

Un certain nombre de données doivent obligatoirement figurer sur la facture. Nous les passons en revue en ordre chronologique.

• Vos données. Vos raison sociale, adresse et données de contact, compte en banque et numéro de TVA.
• Les données de votre client. Raison sociale officielle, adresse et numéro de TVA.
• Le mot « facture ».
• La date de facture et la date de livraison de votre produit ou service.
• Un numéro de suite. Les numéros de facture doivent se suivre. Une astuce pour ceux pour qui ce serait la première fois : vous ne devez pas commencer à « ‘1 ». N’hésitez pas à commencer par 10, 50 ou 100. Ainsi, votre tout premier client ne saura pas que vous êtes le petit dernier du marché.
• Description et quantité de produits fournis ou de services prestés. Indiquez clairement de quoi il s’agit, cela facilitera ensuite le calcul de la TVA.
• Prix à l’unité (prix par mètre, par heure, par pièce, etc.).
• Le montant total hors TVA.
• Le taux de TVA. En fonction de votre activité et de votre secteur, vous ajouterez 6 %, 12 % ou 21 %. Ne mentionnez pas seulement le pourcentage, mais aussi le montant dû en euros.
• Le montant total avec TVA.
• Conditions générales. Elles sont importantes en cas de mauvais payeurs ou de contestations. Vous n’avez aucun bagage juridique ? Qu’à cela ne tienne ! Vous trouverez de très nombreux exemples en ligne. Si vous souhaitez des conditions générales sur mesure, spécialement pour votre entreprise, vous devez faire appel à un avocat.

N’oublions pas l’esthétique !

Il convient de ne pas oublier que l’aspect de votre facture est tout aussi important que son contenu. Le graphisme et l’esthétique de votre facture peuvent être déterminants pour la rapidité du paiement. Autrement dit, si vos clients paient systématiquement trop tard, il est peut-être temps d’analyser la mise en forme de vos factures d’un œil critique.

Astuces pour la mise en page de votre facture :

• Ne soyez pas chiche de la taille de la police ! Le montant total doit être visible en un coup d’œil. Vous éviterez ainsi que l’on ne vous paye le montant hors TVA ...
• Ne jouez pas les Picasso ! Ce document doit rester une facture. Veillez à ce que la mise en forme soit claire et simple, avec un logo aisément reconnaissable.
• Pas besoin d’être un wizzkid, ni un génie du graphisme pour mettre en forme une facture attirante. Teamleader veille à ce que toute entreprise puisse personnaliser ses factures en téléchargeant un simple modèle Word et en l’adaptant.

You’ve got mail

Avant de vous retrouver la langue engluée sur des timbres-poste, petit rappel : depuis 2004, la loi autorise l’envoi et le traitement des factures en format électronique, ce qui explique d’ailleurs la multiplication des progiciels de comptabilité en ligne. Informez-vous tout de même auprès de vos acheteurs ou clients si vous pouvez numériser votre facture Certaines entreprises ne jurent en effet que par le papier.

La règle des sept ans

Un dernier point … La loi vous oblige de conserver les factures entrantes et sortantes pendant sept ans. Surtout n’allez pas rechercher vos boîtes à chaussures, car un environnement sans papier est nettement plus efficace. C’est la raison pour laquelle Teamleader conserve automatiquement vos factures dans le cloud. Il suffit d’un clic pour obtenir un aperçu, en tout lieu et à toute heure. Impossible de ne plus respecter cette règle.

En parlant de factures, si vous recherchez un modèle de facture, vous pouvez les télécharger ici.