5 Goedkope tips om als kmo tijd uit te sparen

Tik tak, tik tak. Voor veel kmo’s voelt het alsof er simpelweg niet genoeg uren in een dag zitten om alles gedaan te krijgen. Om het in de woorden van de Griekse Theophrastus te zeggen: tijd is nu eenmaal ons kostbaarste goed.

Bij een jonge, snelgroeiende onderneming is het vaak de oprichter die zich maar al te graag in tweeën zou delen. Dat is ook voor jou ongetwijfeld niet anders, wat helaas betekent dat sommige projecten of taken niet de aandacht krijgen die ze verdienen.

Het web staat vol tips voor efficiënter time management, de ene al wat vager dan de andere, maar welke boodschap heb je daaraan als je nu al tijd tekort komt zonder al dat leeswerk? Wij helpen je alvast uit de brand met 5 concrete tips!

Een goede planning is een belangrijke vereiste om je tijd slimmer te beheren. Probeer elke dag 5 of 10 minuten uit te trekken om je agenda op te stellen. Of je nu kiest voor een elektronische of papieren versie, het belangrijkste is dat je op één plaats bijhoudt wat je moet doen en tegen wanneer. Gebruik bij voorkeur een kalender die je overal mee naartoe kan nemen, zoals een mobiele applicatie voor smartphones. Hou er steeds rekening mee dat er onverwachte dingen kunnen gebeuren: bouw dus zeker wat marge in!

Uitgaan van het idee dat jouw tijd geld waard is – voor jou of voor je klanten – helpt om prioriteiten te stellen. Door bij te houden hoe lang je ergens aan werkt, krijg je inzicht in de pijnpunten binnen projecten en leer je jouw tijd efficiënter invullen. Timetracking motiveert je bovendien om op één activiteit te focussen en bijzaken uit te stellen. Sommige klanten appreciëren het ook enorm als je een accuraat projectvoorstel of een gedetailleerde factuur kan voorleggen. In hun ogen zegt dit iets over de professionaliteit die jouw onderneming aan de dag legt.

Micromanagement is zowel tijdsintensief als inefficiënt. Neem personeel aan dat je vertrouwt, en vertrouw hen dan ook. Leid hen op, spoor hen aan om vragen te stellen, feedback te geven, en laat ze vervolgens hun werk doen. Micromanagement lijkt in eerste instantie onschuldig, maar de hete adem van een manager in de nek van werknemers kan hun betrokkenheid en zin voor initiatief schaden. Wanneer je zelf een stap terug zet en medewerkers stimuleert, kunnen ze ervaring, kennis en vaardigheden opdoen om beter te worden. Gun hen de ruimte om projecten zelfstandig te voltooien, en las desnoods nadien een feedbackmoment in waaruit ze kunnen leren. Steve Jobs zei het al: “Het heeft geen zin om slimme mensen in te huren en hen vervolgens te vertellen wat ze moeten doen. We nemen slimme mensen aan zodat ze óns kunnen vertellen wat we moeten doen.”

Werken vanuit één vaste locatie is passé, en ook in wachtkamers of op de trein hoef je heus niet met je vingers te draaien. Akkoord, stapels dossiers uitladen en bekijken is geen mogelijkheid – maar wie doet dat allemaal nog op papier? Dankzij alle beschikbare hedendaagse technologie hoeven dit geen verloren momenten meer te zijn. Denk maar aan documenten delen via de Cloud. Denk maar aan meetings via videoconferentie, of aan smartphone-applicaties waarmee je jouw agenda of klantgegevens kan beheren, waar je ook bent.

Wie wil groeien, kan simpelweg niet alles manueel blijven doen. Maak daarom sjablonen aan voor je e-mailverkeer en documenten die je vaak verstuurt zoals facturen, offertes en betalingsherinneringen. In de huidige tijdsgeest wil je uiteraard ook je klanten niet uit het oog verliezen. Een crm-tool zoals Teamleader kan hierbij helpen: vind offertes razendsnel terug, koppel e-mails aan de juiste contactpersoon en analyseer je verkoopcijfers - en dat allemaal automatisch.

Maar waarom zou je ons louter op ons woord geloven? Neem liever zelf de proef op de som: Probeer Teamleader gratis uit voor 14 dagen en ontdek hoeveel tijd je kan uitsparen wanneer je je kan focussen op klanten en projecten - en niet alleen op je administratie!