Teamleader Blog Article

Slimmer boekhouden: 3 accounting-trends in 2018

Slimmer boekhouden: 3 accounting-trends in 2018

Wanneer je wil vernieuwen in je onderneming, vliegen woorden als ‘digitalisatie’ en ‘automatisatie’ je om de oren. Voor je boekhouding is dat niet anders: machine learning en Artificial Intelligence vormen dé toekomst van accounting. Wat mogen we op dat vlak verwachten in 2018? En welke trends bespeuren we verder in het accountinglandschap?

Met die vraag stappen we naar WinBooks, partner op onze Marketplace. Als marktleider in de boekhoudsoftware kennen de laatste evoluties in accounting geen geheimen voor hen.

De opkomst en kinderziektes van AI

Artificial Intelligence, dé manier om je boekhouding te automatiseren? Digitale factuurherkenning vormt een wereld van verschil met je huidige verwerkingsmodel. Of je nu met een doos vol facturen naar je boekhouder stapt of je papieren facturen al hebt ingescand: je boekhouder moet alles nog coderen. Digitale facturen hoeft je boekhouder enkel nog te verifiëren, waardoor er minder fouten in je boekhouding sluipen en het proces enorm versnelt.

Toch loop je volgens Sander Gansbeke, salesmanager Vlaanderen bij WinBooks, beter nog niet te hard van stapel als het over AI of machine learning gaat. “Veel aanbieders pochen met hun nieuwe toepassingen, maar in praktijk staat die implementatie nog niet op punt. Een factuur, of dat nu op papier of in een PDF-bestand is, kan nog niet honderd procent juist herkend worden zonder manuele tussenkomst. Daar moeten we eerlijk in zijn.”

Automatisch facturen inscannen en herkennen

Op dit moment boekt AI dus nog geen gigantische resultaten, maar er zijn er gelukkig nog tal van andere automatiseringsmogelijkheden. “Wij zetten al tien jaar in op het inscannen en herkennen van facturen. OCR-lagen lezen je factuur in en voegen automatisch gegevens aan je boekhouding toe: het te betalen bedrag, de vervaldatum, leveranciers, … Daarnaast is er ook een full text-indexatie: zo kan je elk woord dat op je factuur staat en niet aan de boeking gekoppeld is, toch terugvinden. Geen gedoe meer om factuurnummers te achterhalen: je weet precies in welke map, archiefkast of kelder je factuur zit, via een digitaal platform. Door facturen digitaal te versturen, ook wel bekend als e-invoicing, bespaar je dus enorm veel tijd. De vraag is dan ook waarom België op dit vlak achterstaat op andere landen. De overheid heeft niet alleen te laat op e-facturatie ingezet, maar ook Belgische ondernemingen tonen een lage adaptatiegraad. Bedrijven zoals Teamleader, Billit en WinBooks ondersteunen dit proces nochtans volledig: de mogelijkheden zijn er en ik raad het ten volste aan om op e-invoicing in te zetten.”

Makkelijk overzicht en analyse van je cijfers

Ook een analyse van je financiële data is vandaag al perfect mogelijk, bijvoorbeeld met WinBooks View. “Door je financiële data te visualiseren, krijg je vlot inzicht in zaken als je liquiditeit, cashflow, openstaande klanten en leveranciers. Dat zijn de cijfers die er voor zaakvoerders écht toe doen. Wij spreken vaak over ‘het verkeerslichtmodel’: ondernemers willen weten of hun cijfers op groen, oranje of rood staan. Het totaalbedrag van afschrijvingen kan misschien interessant zijn voor je onderneming, maar laat ons eerlijk zijn: het is vooral belangrijk om te weten wat er overblijft aan het einde van een maand of jaar. Ondernemers willen een globaal overzicht van hun financiële situatie.

We willen boekhoudkundige cijfers vertalen voor ondernemers, zodat ze zich niet enkel bewust zijn van hun financiële situatie, maar ook snel kunnen ingrijpen. Door accountingtools daarbovenop te koppelen met pakweg je marketing- en verkoopsoftware, krijg je meer inzicht in je kritische succesfactoren. Dat is van belang voor elke onderneming.”

Accounting in realtime

Toepassingen voor boekhouding in realtime bestaan al, maar we kunnen nóg verder gaan met AI en machine learning. WinBooks werkt volop aan zo’n oplossing. “Op dit moment is doorgedreven factuurherkenning bij het inboeken van een factuur mogelijk. Wij willen nog verder gaan en het proces omkeren: daarom ontwikkelen we een proactieve tool, die bijvoorbeeld gaten of fouten in je boekhouding kan opspeuren.”

Volgens WinBooks wordt 2018 hét jaar voor automatisatie in het boekhoudproces. “De markt is klaar om dit principe te omarmen.”

Data security en de GDPR

Als het om voorzichtigheid gaat, mag je ook de GDPR natuurlijk niet vergeten. De General Data Protection Regulation, die van kracht gaat op 25 mei 2018, maakt van databeveiliging een hot topic.

Lees onze blog als je wil weten wat de GDPR betekent voor jouw onderneming.

Ook je boekhoudkundige data verdient de nodige bescherming. “De eerste stap is natuurlijk om je data te bewaren op een veilige plek, via een externe partij die je vertrouwt. Een cloudprovider is een goede keuze om je gegevens te beschermen. Een lokale harde schijf is immers meer vatbaar voor diefstal of beschadiging van gegevens. Een goede provider kan klanten perfect vertellen hoe ze omgaan met hun data. Hosten ze alle data binnen Europa? Wordt alle data geanonimiseerd? Welke veiligheidsmaatregelen pasten ze toe? Stelden ze bijvoorbeeld al een Data Protection Officer aan? Onderzoek verschillende partijen grondig om voor de juiste boekhoudsoftware te kiezen.”

Bekijk ook de toegangsrechten tot je financiële data. Neem je alle veiligheidsregels omtrent je personeel in acht? “Wat als medewerkers het bedrijf verlaten? Welke accounts moet je onmiddellijk afsluiten? Het is belangrijk om dit in kaart te brengen en bepaalde tools, zoals Officient, kunnen je helpen om dit te analyseren en te automatiseren.”

Ondernemingen gaan anders boekhouden

“We zien belangrijke verschuivingen in het ondernemerslandschap. Ondernemers zijn sterker betrokken bij de financiële kant van het bedrijf en durven hun boekhouder kritische vragen te stellen. Bedrijven verwachten dus meer expertise van boekhouders en accountants, waardoor hun rol verschuift: waar accounting vroeger om uitvoering draaide, gaat het nu meer over adviesverlening. Een bedrijf als Graydon kan al met 95% zekerheid zeggen welke bedrijven failliet zullen gaan binnen het jaar. Stel je voor dat je boekhouder diezelfde proactieve aanpak hanteert om pijnpunten en mogelijkheden op te sporen… je krijgt veel meer nieuwe kansen en kan sneller ingrijpen.”

Start-ups vragen om nieuwe vormen van accounting

“In België schieten de start-ups als paddestoelen uit de grond. Ze kiezen resoluut voor de juiste tools en durven daarin al wat meer te experimenteren dan traditionele bedrijven. Start-ups willen vaak ook verschillende platformen met elkaar koppelen. Die vraag kregen verdelers van boekhoudprogramma’s vroeger nooit. Met een open houding én voldoende maatregelen in het kader van gegevensbescherming, kunnen die platformen wel aan de verwachtingen voldoen. Start-ups zijn dus zeker een belangrijke katalysator van verschuivingen in het boekhoudlandschap.”

In 2018 zullen digitalisering en automatisering op vlak van accounting een grote rol spelen. De ontwikkelingen zijn er en zullen in de komende jaren nog grondig evolueren. Het is nu al zeker dat nieuwe software zowel voor ondernemers als voor hun boekhouders een grote rol zal spelen en WinBooks staat alvast te springen om nieuwe producten in combinatie met AI en machine learning op de markt los te laten. Ze denken daarbij aan een nieuwe soort klantrelatie, waarbij de boekhouder als adviseur optreedt, terwijl de ondernemer juist meer tijd krijgt om financiële cijfers te interpreteren. “Een grotere betrokkenheid bij je eigen boekhouding, kunnen wij alleen maar toejuichen. Zo krijg je immers meer controle over je eigen zaak.”

Wil je graag meer weten over WinBooks? Ontmoet hen op onze partnerbeurs tijdens Work Smarter.

Partners Work Smarter