Teamleader Blog Article

Terug naar het blog overzicht

Essentiële functies van projectmanagement software

Het overzicht behouden over alle middelen, fases, verantwoordelijkheden en betrokken medewerkers: het kan een behoorlijke uitdaging zijn. Gelukkig kan je gebruik maken van één van de vele projectmanagement-tools die vandaag om je aandacht vechten. Maar welke functies heb je nu écht nodig?

Een goede projectmanagement-tool helpt je om informatie te centraliseren en geeft medewerkers de optie om op elk moment zijn of haar taken te raadplegen. Het geeft je meer inzicht in de verdeling van de workload en maakt het mogelijk om wijzigingen aan te brengen, zonder focus te verliezen.

 

1. Planning

Plannen is de essentie van je projectmanagement-software. Deze feature is broodnodig om je ingeplande taken en deadlines bij te houden. Een gedeelde teamkalender en automatische notificaties wanneer een deadline nadert, kunnen ook een grote plus vormen.

Meer geavanceerde projectplanners geven je de mogelijkheid om taken en verantwoordelijkheden aan medewerkers toe te wijzen, waardoor je een nóg nauwkeuriger beeld krijg van de verdeling en timing van taken.

2. TaakmanagementProjectmanagement-software: taakmanagement

Ook taakmanagement behoort meestal tot de basisfuncties van projectmanagement-tools. Hierdoor kan je projecten verdelen in grotere milestones en kleinere taken waar je deadlines en budgetten aan kan toevoegen. Sommige tools integreren zelfs ‘het kritieke pad’: de precieze volgorde waarin taken moeten uitgevoerd worden om het project vlot te laten verlopen. 

3. Samenwerking en communicatie

Snelle communicatie vormt een cruciale succesfactor voor elk project. Het zou dan ook een onderdeel van je projectmanagement-tool moeten zijn. Software die goed in elkaar zit fungeert als een centrale locatie voor zowel basisgegevens als gedetailleerde informatie. Deze kennis snel en efficiënt delen, heeft een positief effect op de interne samenwerking.

Sommige tools maken het ook mogelijk om projectinformatie te delen met klanten. Dat kan een eenvoudige oplossing bieden om je klanten op de hoogte te houden, zonder constant meetings in te plannen.

4. Rapporteren

Rapporten en statistieken zijn een geweldige manier om inzicht in je bedrijf te krijgen en om te leren uit vorige projecten. Waarom werd het budget overschreden? Waarom werd die deadline gemist? Het antwoord staat er, zwart op wit.

PM_VitalFeatures_Inline1_TaskManagement.jpg5. Budget- en middelenbeheer

Bepaalde tools bieden een specifieke functie aan om je middelen te beheren. Daardoor krijg je een overzicht van alle geboekte vergaderzalen, of een overzicht van alle middelen die je al verbruikt hebt, ingepland hebt, en de kost ervan. Deze functies kunnen handig zijn om dubbele boekingen en tekorten op te vangen.

6. Timetracking

Met behulp van timetracking kom je te weten welke taken de meeste tijd in beslag hebben genomen tijdens een vorig project. Zo zal je je tijd en kosten in de toekomst beter kunnen inschatten. Heel wat tools bieden een basisfunctionaliteit voor timetracking aan, maar de geavanceerde optie kan ook erg nuttig zijn. De mogelijkheid om bijvoorbeeld verschillende uurtarieven in te stellen en automatisch tijd te factureren, bijvoorbeeld, zou je uren werk kunnen besparen.

Ontdek welke soort projectmanagement-software het best aan je noden voldoet. Download onze gratis checklist.

 checklist projectmanagement software

 

 

Over de auteur

Ellen Doms

Ellen is als één van Teamleaders product owners verantwoordelijk voor de projectplanning-module. De voorbije jaren bouwde ze aan haar expertise, van resource management tot teamplanning. Met dit e-book wil ze graag haar inzichten over projectmanagement delen. Na de vele diepte-interviews met klanten, ondernemers en partners is werd haar kennis flink gesterkt met voorbeelden uit de praktijk, waardoor deze gids ideaal is voor iedereen die wil bijleren over projectmanagement.

Blijf op de hoogte van Teamleader en ontvang alle nieuwtjes als eerste!