Teamleader Blog Article

Excel versus CRM: een ongelijke strijd

Cedric Auman - Copywriter Cedric Auman - Copywriter on 27-nov-2015 11:41:00 in Word future-proof

Excel versus CRM: een ongelijke strijd

In eerste instantie red je het op kantoor behoorlijk met Excel. Maar zodra je onderneming groeit, zal je meer schaalbare tools nodig hebben.

Je kent misschien de uitdrukking “what got you here, won’t get you there.” In eerste instantie red je het op kantoor behoorlijk met Excel. Op die manier spaar je ongetwijfeld zelfs wat geld uit…

Geld, dat je door inefficiëntie en tijdverlies echter meteen weer kwijt bent. Hoewel een Excel-spreadsheet heel handig kan zijn, wordt er al te vaak naar teruggegrepen voor toepassingen zoals klantenbeheer, facturen en artikellijsten. Maar daarvoor schiet 's werelds bekendste spreadsheet nu eenmaal tekort. En zodra je onderneming groeit, groeit ook de nood aan meer schaalbare tools.

Ook Well Played nam voorgoed afscheid van de talloze Excel-sheets. Lees hier hun verhaal. 

Excel excelleert… als spreadsheet

Excel spreadsheet of CRMExcel wordt soms smalend ’s werelds slechtste CRM-tool genoemd, om de eenvoudige reden dat de software daar niet voor ontwikkeld werd. Je kan perfect klant- of contactgegevens ingeven in een Excelbestand, maar daar stopt het ook. Wie zijn je klanten? Welk profiel hebben ze? Wat brengen ze op? Met die informatie zou je beter op hun behoeften kunnen inspelen en zo sterkere verkoopresultaten realiseren.

Natuurlijk biedt Excel ook voordelen. Het is eenvoudig in gebruik, de meeste mensen kunnen er al mee werken en alle gegevens vind je terug op één enkele pagina. Niet voor niks is Excel de evergreen van MS Office. Maar het duurt niet lang vooraleer je tegen de beperkingen ervan aanloopt.

Tijd kost geld

Met Excel kan je een hoop doen, maar je doet het wel allemaal zelf: alle gegevens die jij of je medewerkers aan een werkblad toevertrouwen, moeten ze er handmatig instoppen. Met het invoeren en onderhouden van je klantgegevens alleen verlies je zo al veel tijd. Daarnaast zet je zo de deur op een kier voor menselijke fouten.

Niet alleen contactbeheer is in Excel een tijdrovende handmatige klus. Wil je je verkoopresultaten visualiseren in een handige statistiek, dan moet je eerst zelf aan de slag: de juiste gegevens selecteren, rijen en kolommen maken, grafiek invoegen en opmaken - een staafdiagram of toch weer een mooi taartdiagram? Ook wie facturen maakt in Excel weet dat hij zelf de correcte formules zal moeten invoeren, niks automatisatie. En onthoud: wat niet automatisch gebeurt, gebeurt soms foutief of gewoon helemaal niet.

Samenwerken in Excel is ook behoorlijk gelimiteerd. Natuurlijk kan je Excel-files delen, maar realtime collaboratie? Onmogelijk: Excel staat niet toe dat meerdere gebruikers tegelijk in dezelfde spreadsheet werken. Heb jij dus zo snel mogelijk toegang nodig tot bepaalde gegevens, maar je collega heeft de spreadsheet geopend, dan zal je je beurt moeten afwachten. Of een zoveelste kopietje aanmaken, dat je dan achteraf zeker niet mag vergeten samen te voegen. Het werkt, maar snel en praktisch is het allesbehalve.

Het tijdperk van de klant

Volgens Forrester Research is in 2010 The Age of the Customer aangebroken, wat betekent dat alle bedrijfsstrategieën en –operaties zorgvuldig op elkaar moeten worden afgestemd om bij te dragen aan de klanttevredenheid.

Naarmate je bedrijf groeit en je klantenrelaties uitbreiden, wordt een Excelsheet al gauw onvoldoende. Zo zal Excel je niets kunnen vertellen over de upsellmogelijkheden bij een bepaalde klant, of weet je niet wanneer je hem moet opbellen voor een opvolgingsgesprek. In het tijdperk van de klantrelatie, zoals Ruud Verduin het reeds noemde op onze eerste editie van Klantgericht Ondernemen, betekent dit dat je uitgelezen kansen laat liggen.

Excel vs. CRM

Ter illustratie lijsten we nog even op hoe een polyvalente CRM de nadelen van Excel weet te verhelpen.

Nadelen Excel voordelen crm

Bijkomende voordelen van CRM

Een CRM-systeem geldt als het centrale klantenbestand, en vormt de ideale bron voor verschillende communicatie- en marketingdoeleinden. Aan de hand van een CRM-systeem kan je bovendien alle interacties tussen je organisatie en haar cliënteel in één databank bijhouden. Zo kan je als organisatie per klant informatie verzamelen om op die manier beter te beantwoorden aan hun individuele behoeften en een gepersonaliseerde aanpak te ontwikkelen, gebaseerd op zijn of haar wensen.

Met CRM kan je jouw leads efficiënter beheren en sales opvolgen op een snelle, eenvoudige en kost- en tijdsefficiënte wijze. Je beschikt op elk moment, op elke plaats over de juiste gegevens om weloverwogen strategische beslissingen te nemen. En jawel, tot slot kunnen je Excelbestanden makkelijk geïmporteerd worden. 

Waarom zou ook jij kiezen voor CRM?

Wil je als onderneming écht iets blijven doen omdat je het in het verleden ook steevast zo gedaan hebt? Veranderen is nooit eenvoudig, maar blijft de sleutel tot groei, succes en vooruitgang. Kiezen voor CRM kan daarbij een enorme stap voorwaarts zijn.

Met CRM-software krijg je meer inzicht in de wensen en voorkeuren van je klanten, doordat klantgegevens en de bijhorende correspondentie verzameld worden in één databank. Hierdoor kan je klantgerichter en efficiënter gaan samenwerken, vaak voorkomende problemen opsporen en globale analyses uitvoeren. Vermits een CRM-pakket je administratieve taken automatiseert, spaart jouw team bovendien tijd uit die vervolgens besteed kan worden aan meer inhoudelijke en renderende opdrachten.

Benieuwd hoe CRM-software je nu precies beter kan helpen dan je talloze Excel-sheets? Je ontdekt het op onze Tourpagina.