Teamleader Blog Article

Excel versus CRM: een ongelijke strijd

Excel versus CRM: een ongelijke strijd

Wie kies je voor je nieuwe voetbalploeg: Ronaldo Luis Nazário de Lima, 20 jaar geleden ‘Il Fenomeno’, of Cristiano Ronaldo dos Santos Aveiro, de huidige Portugese topspeler? Het is een beetje zoals kiezen tussen Excel en CRM… en wij kunnen je vertellen wie de wedstrijd wint.

Stel dat je tussen twee voetbalsterren van wereldklasse moet kiezen om in de spits te spelen bij je lokale voetbalploeg. Ronaldo Luis Nazário de Lima, de 42-jarige Braziliaanse legende van de ‘90s, of eerder Cristiano Ronaldo dos Santos Aveiro, de huidige Portugese topspeler? Snel antwoorden. Wie kies je?

De Ronaldo van nu natuurlijk. Want die oudere Braziliaan is ondertussen ettelijke kilo’s zwaarder dan in zijn glorieperiode en een tikkeltje te oud om de nieuwe Ronaldo nog bij te benen. De oude en nieuwe Ronaldo zijn vergelijkbaar met Excel en CRM.

Veel bedrijven gebruiken nog steeds Excel voor werkelijk alles, van verkoopcijfers tot tijdregistratie. Vroeger was het ook de uitverkoren software voor contactbeheer… maar op dat vlak is Excel inmiddels links en rechts voorbijgestoken. Vergeleken met de geavanceerde CRM-software van nu, krijg je een strijd die helemaal niet opgaat.

CRM ebook download

Nadelen van Excel

Excel versus CRM: een ongelijke strijdExcel wordt soms smalend de slechtste CRM-tool ter wereld genoemd, om de eenvoudige reden dat de software daar niet voor ontwikkeld werd. Excel is een sterspeler bij verschillende soorten teams, maar scoort povertjes op vlak van contactbeheer: je kan klant- of contactgegevens ingeven... en daar stopt het ook. Wie zijn je klanten? Welk profiel hebben ze? Wat brengen ze op? Met die informatie zou je beter op hun behoeften kunnen inspelen en zo sterkere verkoopresultaten realiseren.

Maar net als de oude Ronaldo, heeft Excel natuurlijk ook een paar sterke punten:

  • het is gebruiksvriendelijk
  • bijna iedereen kent de tool
  • alle gegevens vind je terug in één enkele spreadsheet

Het is dus geen wonder dat Excel zo geliefd is. Helaas duurt het niet lang voor je de beperkingen ervan leert kennen. 

Manuele data-invoer

Excel kan je voor talloze toepassingen inzetten, maar hoe dan ook moet je alles manueel invoeren. Je moet zelf alle data  toevoegen die je in de spreadsheet wil bewaren. Klantgegevens invoeren en aanpassen wordt zo immens tijdrovend en het proces vergroot de kans op een own goal: wie manueel gegevens invoert, is immers gedoemd om fouten te maken.

Tijdverlies

Contacten beheren in Excel is niet het enige waar je tijd mee verliest. Als je je verkoopresultaten in handige statistieken wil gieten, stroop je maar beter je mouwen op: selecteer de juiste data, creëer rijen en kolommen, maak grafieken in verschillende vormen -  verkies je liever een staaf- of cirkeldiagram?

Ook als je facturen maakt met Excel, is er geen enkele manier om het proces te automatiseren. Het is een beetje als een rechtsbenige voetballer die links moet spelen: als het niet automatisch gebeurt, loopt het vaak fout. 

Moeilijk samenwerken in realtime

Excel is niet voor teamspelers. Natuurlijk kan je de bestanden wel met elkaar delen, maar in realtime bewerken? Met de standaardversie van Excel kunnen meerdere gebruikers niet tegelijkertijd een spreadsheet aanpassen.

Ook Google Sheets is niet ideaal: het heeft minder features, het laadt trager, opmaken en printen zijn moeilijker... Met andere woorden: als je dringend een bestand nodig hebt waar één van je collega’s bezig mee is, zal je op je beurt moeten wachten. Of nóg een kopie maken - met de reële kans dat je ze achteraf vergeet samen te voegen.

Ja, het werkt, maar snel en praktisch zijn niet meteen de woorden die hierbij te binnen schieten. 

Niet schaalbaar

Volgen Forrester begon ‘het tijdperk van de klant’ in 2010. Dat betekende dat alle bedrijfsstrategieën en -werkzaamheden vanaf dan in het teken stonden van klanttevredenheid.

Naarmate je onderneming groeit en klantrelaties evolueren, is Excel al snel ontoereikend. Excel zal je niets vertellen over upsell-mogelijkheden voor een bepaalde klant of wanneer je best een telefoongesprek ter opvolging plant. Het voelt alsof je een overhead kick wil doen met je voeten aan de grond gelijmd: op die manier kan je nooit ten volle investeren in klantrelaties. 

Excel vs. CRM: een vergelijking

Deze lijst vat mogelijke nadelen van Excel samen en toont aan hoe CRM helpt om ze tegen te gaan.

Excel vs. CRM vergelijkende tabel

Extra voordelen van CRM

Gepersonaliseerde communicatie

Een CRM-tool dient als een centraal klantenbestand en is het beginpunt van al je communicatie en marketingboodschappen. Met een CRM-database hou je alle interacties bij tussen jou, leads, klanten, leverancier - noem maar op. Je verzamelt de data van al je contacten en kan daardoor beter inspelen op hun individuele wensen en een persoonlijke aanpak hanteren, zodat je dat gouden doelpunt scoort. 

Toegang tot data in realtime

CRM laat je toe om leads efficiënter te beheren en sales eenvoudig en kostenefficiënt op te volgen. Op elk moment en elke plaats heb je de juiste data ter beschikking, zodat je steeds weloverwogen strategische beslissingen kan maken. Data wordt zo je assist voor betere sales. Bovendien kan je Excel-bestanden meestal heel makkelijk in je CRM-tool importeren.

Waarom zou je voor CRM-software kiezen?

Wie zou jij kiezen: de jongste voetballer die ooit de prestigieuze ballon d'Or-trofee won (Ronaldo de Lima)... of degene die hem maar liefst drie keer veroverde (Cristiano Ronaldo)? Excel behoorde misschien wel tot die gouden generatie, maar een CRM-tool maakt het verschil als je nu wil groeien. 

Met CRM-software win je belangrijke inzichten in de wensen en voorkeuren van je contacten. Alle data en elke vorm van communicatie wordt in één database bewaard, waardoor je de focus kan verschuiven naar klanttevredenheid, betere samenwerking en globale analyses. Automatiseer administratieve taken, zodat je team tijd wint om te investeren in belangrijker werk.

CRM handboek download e-book