Teamleader Blog Article

Terug naar het blog overzicht

Gegevens online bewaren: met je kmo in de cloud?

Kmo’s twijfelen of gegevens online bewaren voor hen is weggelegd. Toch is het een absolute do voor je kmo. Voordelen zijn namelijk troef. Vooraleer kmo’s er volmondig voor gaan, blijven ze jammer genoeg nog met te veel drempels en onzekerheden zitten.

Misschien zitten op dit moment je gegevens en documenten (vb. je klant- en leveranciersgegevens of je facturen) achter slot en grendel ergens op je kantoor. Misschien heb je ze opgeslagen op je computer, in een map met allerlei Excel-bestanden. In beide gevallen heb je daar waarschijnlijk al de nadelen van ondervonden: je vloekte wel al eens nadat je een belangrijke factuur verloren bent of een verkoop aan je voorbij zag gaan omdat je vergat een potentiële klant op tijd op te volgen.

Je gegevens online bewaren maakt een eind aan de papieren rompslomp en wirwar aan gegevens. Daarom bekijken we in deze blog wat het online opslaan van je data precies inhoudt en waarom het zo nuttig is voor je bedrijf.

Online gegevens bewaren, hoezo?

20170224_KmoInTheCloud_inline1_300_300.jpgWaarom je data online bewaren? We geven alvast een paar redenen mee:

  • Omdat je zo beter kan samenwerken en sneller kan communiceren, want je hebt altijd en overal toegang tot de noodzakelijke gegevens.

  • Ook financiële administratie wordt véél makkelijker: je raadpleegt en past je data snel online aan, en kunt vervelende administratieve klusjes via slimme software automatiseren.
  • Omdat het web nu eenmaal de perfecte plek om data te stockeren, gegevens te bewaren, makkelijk terug te vinden en uit te wisselen.

Klinkt interessant? Het concept van je data online bewaren en beheren is eigenlijk vrij simpel uit te leggen. Het betekent dat je altijd en overal - dankzij een internetverbinding - toegang hebt tot je data in de cloud (daarover hieronder meer). Om aan die gegevens te geraken heb je een persoonlijke “sleutel” of login nodig, net zoals je je e-mail raadpleegt.

Andere mensen - werknemers en collega’s - kunnen met hun eigen, persoonlijke login op hetzelfde moment aan die gegevens. Je kan zelf aanpassen welke toegangsrechten of aanpassingsmogelijkheden je andere werknemers geeft, waardoor enkel bevoegden toegang tot je gegevens hebben.

Waarom ‘cloud’? Omdat het internet, met alle computers die erop aangesloten zijn, samen een ‘wolk van computers’ vormt.

We vermeldden het al kort: een belangrijke term om het online bewaren en beheren van je gegevens samen te vatten is de cloud. Misschien klinkt die term je bekend in de oren of is hij volledig vreemd voor jou. De cloud hoef je echter niet ver te gaan zoeken. Zonder dat je het goed beseft gebruik je eigenlijk al één van de bekendste cloudtoepassingen, namelijk je eigen e-mail. Ook socialemedia-kanalen, zoals Facebook, zijn in se cloudplatformen. Waarom ‘cloud’? Omdat het internet, met alle computers die erop aangesloten zijn, samen een ‘wolk van computers’ vormt.

Een aanzienlijk aantal kmo’s vond intussen hun weg naar de cloud. Dat blijkt uit onderzoek van Aspexongeveer 1 op 2 kmo’s bewaart en beheert hun data online of maakt gebruik van een online infrastructuur.

Wil je meer leren over hoe je technologie voor jouw onderneming kan inzetten, download dan ons ebook over digitaal ondernemen: de noodzaak, de voordelen en de volgende stappen om digitaal te ondernemen.

Veiligheid met stip op nr. 1

“Je gegevens naar het web verhuizen? Geen haar op mijn hoofd dat eraan denkt om alles zomaar te grabbel te gooien!”

De terughoudendheid bij kmo’s is grotendeels gelinkt aan veiligheidsoverwegingen. Uit onderzoek blijkt dat 1 op 4 bedrijven geen vertrouwen heeft in de privacy van hun gegevens en de veiligheid van de cloud-infrastructuur. Nieuwsberichten over internetfraudeurs en hackers voeden dat wantrouwen. Die ongerustheid is te verwaarlozen omdat slechte paswoorden meestal aan de oorsprong ligt. Zomaar je hele hebben en houden online zetten lijkt voor een aanzienlijk deel van kmo’s een moeilijke stap.

20170224_KmoInTheCloud_inline2_300_300.jpgToch blijkt opnieuw uit onderzoek van Aspex dat van zodra bedrijven de stap wagen, 74% de voordelen van de cloud inziet en zelfs zegt concurrenten ermee slimmer af te zijn.

Clouddiensten zijn bovendien bijzonder betrouwbaar. De verleners van allerlei cloudtoepassingen werken hard aan het verder optimaliseren van de veiligheid en gebruiksvriendelijkheid. De centra waar data wordt opgeslagen, zijn ultrastreng beveiligd met de meest vooruitstrevende technologie. Om je een idee te geven: zelfs NASA maakt gebruik van de cloud.

Nog een geruststellende factor is de inzet van de overheid. In 2016 werd er gestemd voor de goedkeuring van een nieuwe, overkoepelende Europese wet inzake databescherming. Vanaf 2018 zal deze in werking treden en zullen alle cloudservices zich aan deze regulaties moeten houden.  

Online data doet efficiënter werken

We spraken in het begin over de voordelen de cloud, toch zijn er nog een heleboel andere argumenten in het voordeel van het online bewaren en beheren van je gegevens. Hoewel de stap (onterecht) groot lijkt, weegt dit niet op tegen de voordelen.

Laten we de pluspunten eens in detail bekijken.

  • Met het online beheer van data win je drastisch aan efficiëntie. Verschillende werknemers hebben tegelijkertijd toegang en je kan met verschillende personen op éénzelfde document werken. Vaarwel dubbel werk.

  • Een aantrekkelijk kostenplaatje: door je gegevens online te bewaren kunnen harde schijven en dure servers voortaan voor eens en voor altijd de deur uit. Je bespaart bovendien ook aan fysieke kantoorruimte, want mappen heb je niet meer nodig.

  • Je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens. Je hoeft niet langer ‘s avonds of in het weekend langs kantoor te passeren als je snel iets wil afwerken. Via je laptop heb je continu - in slechts enkele klikken - toegang tot al je gegevens en documenten.

  • Nooit meer tekort aan opslagruimte: voortaan heb je nooit meer te weinig mappen of opslagplaats op harde schijven of cijfers. Vaak is de kost voor het aankopen van (extra) online opslagruimte minimaal.

  • Denk eens aan het scenario waarbij je computer vastloopt of crasht en je je document niet op tijd kon opslaan, er brand uitbreekt, of je gegevens letterlijk worden gestolen. Online sla je veilig data op en behoed je je van allerlei rampscenario’s.

Kortom, mochten kmo’s nog twijfelen, de keuze is snel gemaakt. De stap van Excelbestanden, fysieke mappen, en logge software naar efficiënter werken in de cloud is namelijk kleiner dan je denkt. Ben jij er klaar voor?

digitaliseren met je onderneming

Over de auteur

Blijf op de hoogte van Teamleader en ontvang alle nieuwtjes als eerste!