Teamleader Blog Article

Proforma-factuur: wanneer, hoe en waarom gebruik je ze?

Cedric Auman Cedric Auman on 24-apr-2019 13:39:29 in Sales & Marketing

Proforma-factuur: wanneer, hoe en waarom gebruik je ze?

Proforma-facturen worden vaak gebruikt om klanten meer informatie te bieden over hun aankoop. Ontdek wat een proforma-factuur inhoudt, wat hen onderscheidt van offertes en gewone facturen, en hoe je zelf een proforma-factuur kan maken.

Wat is een proforma-factuur?

Een proforma-factuur biedt zowel kopers als verkopers basisinformatie over een verkoop, waarbij de artikelen en/of diensten worden vermeld. Het wordt vaak gebruikt om klanten een gedetailleerd overzicht te bieden van hun aankoop, voordat je een echte factuur opstelt.

HQ_Blog_ProformaInvoice_Inline_1Wat is het verschil met een gewone factuur?

Een proforma-factuur lijkt erg op een gewone factuur, met twee belangrijke verschillen.

  • Er wordt duidelijk op vermeld dat het een proforma-factuur is.
  • Er staat geen factuurnummer

Een proforma-factuur verplicht klanten niet om te betalen voor producten of diensten die erop worden vermeld. Een proforma-factuur kan nuttig zijn om een verkoopsvoorstel te specifiëren. Je geeft op die manier de klant om nog wijzigingen aan te vragen. Daarna kan de proforma-factuur worden omgezet in een echte factuur. Dit kan door de titel te wijzigen en een factuurnummer toe te voegen.  De complete factuur kan dan makkelijk opnieuw verstuurd worden. Een proforma-factuur heeft geen fiscale waarde, dus is het niet inbegrepen in je boekhouding. 

Wat is het verschil met offertes?

Een proforma-factuur lijst de gevraagde diensten of producten en hun prijs op. Een offerte doet dat vaak ook, maar het grootste verschil zit in de vormgeving. Een offerte lijkt meer op een brief, en een proforma-factuur op een echte factuur.

Beide documenttypes worden gebruikt om informatie uit te wisselen met klanten, voor je alle informatie over een aankoop hebt en voor je de voorwaarden en prijs finaliseert. Potentiële klanten kunnen dan kiezen of ze hun aankoop willen bevestigen, of onderhandelen.

Een proforma-factuur opstellen

Voor je een proforma-factuur opstelt, stel je jezelf best een aantal vragen:

  • Wat is de prijs van de producten of diensten die je aanbiedt?
  • Wat zijn de eventuele kosten voor uitvoer? Bereken ze met een kosten-spreadsheet, en hou rekening met verzending of transport, opslag, verzekering, taksen, douanekosten en invoerheffingen.

Zodra je een helder beeld hebt van de totale kosten en prijzen, ben je klaar om een proforma-factuur op te stellen. Maar welke elementen moet je factuur bevatten?

Factuurkop

Vermeld altijd 'Proforma-factuur' in de factuurkop.

Voeg je bedrijfslogo, bedrijfsnaam en contactgegevens toe, zodat je factuur makkelijk herkenbaar is. Gebruik volledige namen en e-mailadressen voor zowel je eigen contactgegevens als die van de koper.

Vermeld de data waarop de factuur werd aangevraagd en opgemaakt. Als de overeenkomst enkel geldig is tot een bepaalde datum, kan je die vervaldatum toevoegen met een inleidend zinnetje als: "Voorwaarden geldig t.e.m. 31 january 2018".

HQ_Blog_ProformaInvoice_Inline_2Informatie over export & verzending

Als je goederen moet exporteren, leg je best uit waarom dat nodig is. Vermeld waarvoor de producten bestemd zijn: verkoop, staaltje, herstelling, retour of gift.  Als ze terug geëxporteerd moeten worden, zoals bij herstellingen, vermeld je best dat de uitvoer tijdelijk is. Dat kan eenvoudig met de melding "tijdelijke uitvoer".

Voeg ook de transportwijze toe (lucht, zee, weg, spoor), het totaal aantal pakketten dat je verstuurt en het brutogewicht van de zending.

Gedetailleerde kostenweergave per item

Voeg volgende info zeker toe aan je proforma-factuur:

  • Een regel voor elk product of elke dienst die je levert
  • Gedetailleerde omschrijvingen, zoals grootte, kleur, modelnummer of andere belangrijke gegevens. Voeg ook het land of de streek toe waar de producten werden vervaardigd.
  • Het inbegrepen aantal
  • De eenheidsprijs per item
  • De totale kost

Probeer zo specifiek mogelijk te zijn. De meeste proforma-facturen worden afgewezen omdat de info niet belangrijk is voor de koper, of omdat niet wordt vermeld wat ze willen weten.

Belasting, verzending en totale prijs

Als je internationaal actief bent, ga je best de belastingswetten na en voeg je de juiste belasting toe aan je factuur. Voeg ook de verzendings- en verwerkingskosten toe.

Vermeld de munteenheid en de betalingsvoorwaarden die van toepassing zijn.Je wil geen geld verliezen door verzendingskosten, belastingen of douanekosten verkeerd te berekenen, of door ze te vergeten toevoegen.

HQ_Blog_ProformaInvoice_Inline_3Facturen voor internationale handel

Als je een proforma-factuur opmaakt voor internationale verkoop, voeg je best het referentienummer van de koper toe, de datum van de aanvraag, de prijs van elk item, het leverpunt, kosten voor verzekering, verzending en douane, en de verwachte leverdatum.

Factuurvoet

Voeg extra informatie toe, zoals je garantie- of retourbeleid.Meteen ook het perfecte moment om je klant te bedanken voor het vertrouwen.

Werk je proforma-factuur af met je (digitale) handtekening, en de datum van vandaag. Voeg hierbij je volledige naam en functie toe, zodat de ontvanger weet dat jij bij machte bent om de verkoop te voltooien.

Proforma-facturen in Teamleader

Wist je dat er ook automatische oplossingen bestaan voor proforma-facturen? Met het facturatieprogramma van Teamleader kan je:

  • In enkele klikken proforma-facturen maken en omzetten in volwaardige facturen
  • Een overzicht bewaren van klantgegevens, offertes en (on)betaalde facturen. Zo wordt samenwerken en communiceren een pak eenvoudiger binnen je bedrijf
  • Maak automatisch facturen aan en gebruik templates voor proforma-facturen (zonder datum of factuurnummer)
  • Wijzig en verwijder in één klik proforma-facturen, bijvoorbeeld om een andere datum toe te voegen
  • Verstuur automatisch herhalende facturen

Waarom ga je niet voor de eenvoudige oplossing? Ontdek meer over het facturatieprogramma van Teamleader.