Essentiële functies van projectmanagement software

Gelukkig zijn er goede projectmanagement tools die je helpen om informatie te centraliseren en waarmee je teamleden taken en uren kunnen registreren. Zo heb je meer inzicht in de verdeling van de workload en kan je de planning aanpassen zonder de focus te verliezen.

Maar in dit digitale tijdperk kan je kiezen uit veel verschillende projectmanagement tools. Met ieder ook weer een eigen set functies… Zie je door de bomen het bos niet meer? Wij hebben 8 cruciale functies van projectmanagement op een rij gezet. Dat maakt kiezen makkelijk!

Met Teamleader Focus heb je alles binnen één tool. Facturen, offertes, crm en projecten beheer je allemaal vanaf één plek. Daarbij is je projectmanagement gekoppeld aan de financiële flow. Ideaal, want zo zie je direct wat een wijziging in planning doet met je budget en geschatte winstmarge. Test het nu 14 dagen gratis.

De 8 essentiële functies van een projectmanagement tool zijn:

1. Planning
2. Taakmanagement
3. Goede communicatie voor betere samenwerking
4. Rapporten en analyses
5. Middelen- en budgetbeheer
6. Urenregistratie
7. Mobiele app
8. Integraties

Planning is de basis van projectmanagement. Zonder planning heeft je project geen leidraad, mist je team aansturing en is de kans op succes minimaal. Dat weet iedere projectmanager. Natuurlijk kan je voor je planning ook allerlei losse tools gebruiken. Maar projectmanagement zonder een gespecialiseerde projectmanagement tool is als een zeilboot zonder kompas; je raakt snel het noorden kwijt in de woelige zee van documenten, taken en deadlines. 

Projectmanagement software zorgt ervoor dat je met gemak je planning structureert. Deze feature geeft je overzicht over je ingeplande taken en deadlines. Overschrijdt een ingeplande taak de deadline? Dan geeft een goede projectmanagement tool je direct inzicht in het effect op de andere delen van je project. 

Dankzij een gedeelde teamkalender en automatische meldingen voor naderende deadlines, krijg je grip op je project. Geen stress meer om details die je over het hoofd hebt gezien of gemiste deadlines.

Meer geavanceerde projectmanagement tools geven je de mogelijkheid om taken en verantwoordelijkheden aan je teamleden toe te wijzen. Dit geeft je een nog beter beeld van de verdeling van timing en taken. Daarbij krijg je meer informatie over de werkbelasting van je team.

Helemaal ideaal is een flexibele projectmanagement tool als Teamleader Focus. Daarmee richt je de planning van een project in zoals het voor jou werkt, niet andersom. Tenslotte moet goede projectmanagement software jouw manier van werken bevorderen, niet beperken.

Sasha Yazdi, directeur en oprichter van SAM Online Marketing, werkte met een eigen projectmanagement systeem. Maar dat leidde tot frustratie: niet alle klantinformatie kon verwerkt worden en bovendien ontbrak de urenregistratie. Nergens was te vinden hoeveel tijd er aan een project gespendeerd werd, terwijl dat cruciale informatie kan zijn.

Een overstap naar Teamleader Focus was dé oplossing:

Ook taakmanagement of taakbeheer is één van de basisfuncties van projectmanagement tools. Hiermee kan je projecten verdelen in grotere mijlpalen en kleinere taken. Daarbij kan je deadlines en budgetten aan iedere taak koppelen. Sommige tools zoals Teamleader Focus integreren zelfs het zogeheten “kritieke pad”. Dit is de exacte volgorde waarin taken uitgevoerd zouden moeten worden om het project efficiënt te laten verlopen.

Verschuift er een taak? Dan zie je direct wat de gevolgen zijn. Misschien moet er een meeting opgeschoven worden of kan een andere taak pas later starten. Op deze manier houd je volledig de controle over je project en word je niet meer verrast door wijzigingen in de planning. Wordt er een wijziging in de planning gevraagd? Dan kan je de gevolgen goed overzien en doordacht reageren.

Vlotte communicatie draagt bij aan het succes van een project. Een goede projectmanagement tool verbetert de communicatie en transparantie binnen een team.

Software die goed in elkaar zit, fungeert als centrale locatie voor zowel basisgegevens als gedetailleerde informatie. Omdat alle projectgegevens in één tool te vinden zijn, is het makkelijk om deze data snel en efficiënt te delen. En door je teamleden toegang te geven kunnen zij het project gedetailleerd volgen. Dat zorgt voor volledige transparantie binnen het team, wat een positief effect heeft op de interne samenwerking.

Bij sommige projectmanagement tools kan je er zelfs voor kiezen om klanten toegang te geven. Je kan zelf kiezen welke informatie een klant ziet. Dat geeft de klant meer inzicht in de voortgang van het project en kan je een (onnodige) vergadering besparen. Die tijd kan je dan besteden aan het échte werk.

Heb je weleens gezocht naar het antwoord op de volgende vragen?

• Waarom ging mijn project over budget?
• Waarom haalden we die deadline niet? 
• Hoeveel tijd stoppen we gemiddeld in dit type project?

Een goede projectmanagement tool geeft je alle antwoorden, zwart op wit. Dankzij rapporten en statistieken krijg je meer inzicht in de prestaties van je projecten en bedrijf. Dit levert input om te leren van voltooide projecten en het volgende project nóg beter aan te pakken.

Bepaalde tools bieden een specifieke functie aan om je middelen en budget te beheren. De software geeft je een overzicht van bijvoorbeeld:

• alle geboekte vergaderzalen;
• geplande inzet van middelen;
• verbruikte middelen en de kosten daarvan;
• de geplande budgetten.

Urenregistratie in een projectmanagement tool? Jazeker! Als je de urenregistratie (of tijdregistratie, time tracking…) met een aparte tool bijhoudt, loop je het risico dat cruciale informatie aan je voorbij gaat.

Drie voordelen van een urenregistratiefunctie in je projectmanagement tool:

1. Inzicht in de kosten van ieder project:
   Met behulp van urenregistratie kan je achterhalen welke taken meer tijd hebben gekost dan bij een eerder project. Zo kan je je tijd en kosten in de toekomst beter inschatten. 
2. Meer transparantie binnen het team:
   Dankzij een urenstaat krijg je zicht op de verdeling van taken en uren. Daarmee hebben jij en je teamleden meer zicht op wie wat doet en wie er eventueel tijd over heeft voor extra werk. 
3. Efficiëntere urenverdeling: De transparantie en het inzicht in de urenstaat hebben nog een voordeel: je hebt overzicht over de ingeplande uren en de werkbelasting van je team. Dit stelt je in staat om taken te (her)verdelen en je teamleden beter te sturen. 

Er zijn steeds meer tools die een basisvorm van urenregistratie aanbieden. Andere tools bieden meer opties. Dan is het bijvoorbeeld mogelijk om verschillende uurtarieven in te stellen per medewerker en automatisch tijd te factureren. Dat bespaart je een hoop handmatig werk.

Met Teamleader Focus lever je projecten makkelijker op tijd én binnen budget op dankzij de koppeling tussen je planning, gewerkte uren en financiële flow. Geen onhandig gedoe met Excel sheets of losse tools. Probeer het nu 14 dagen zelf! Zonder te betalen, zonder creditcard.

Met een mobiele app voor je projectmanagement tool kunnen jij en je team altijd en overal relevante informatie raadplegen. Een mobiele app is vaak een lichtere vorm van de desktopversie. Daarmee kan je onder andere:

• taken toevoegen of wijzigen;
• mijlpalen updaten;
• facturen aanmaken en opvolgen;
• gewerkte uren registreren;
• je team updaten.

Zo hoef je dus niet steeds je laptop erbij te pakken of achter je bureau te gaan zitten. Handig! En als je veel onderweg bent, is een app vaak noodzakelijk om je uren correct te kunnen registreren. De mobiele app van Teamleader is zowel beschikbaar voor iOS als Android.

Bij Foodphoto werkt iedereen met Teamleader Focus. Daarbij is de mobiele app van Teamleader Focus dé oplossing voor een correcte tijdregistratie:

Waarschijnlijk gebruik je naast je projectmanagement software ook nog andere tools. Ook werkt met een tool als Teamleader Focus waarbij je facturen, offertes, crm en projecten gekoppeld zijn, zal je nog andere software gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Agenda & mailbox
• Boekhoudsoftware
• Betaalsoftware
• Marketingsoftware
• Dashboardsoftware

Een goede projectmanagement tool biedt een scala aan integraties waardoor je je favoriete tools moeiteloos kan koppelen. Dit zorgt voor meer transparantie en geeft je rechtstreeks toegang tot de juiste informatie.

Teamleader Focus biedt een ongekend aantal integraties. Je kan kiezen uit meer dan 230 integraties waardoor je nooit meer iets over hoeft te typen. Wijzigt er bijvoorbeeld een adres van een klant? Dan moet je dit maar één keer ingeven. Dit elimineert dubbel werk én zorgt ervoor dat er minder fouten worden gemaakt. Start vandaag nog met een gratis proefperiode van 14 dagen.