Soorten facturen: overzicht en tips

Of je nu schoorsteenveger bent of blockchainapplicaties ontwikkelt, uiteindelijk is de kers op de taart in elke business hetzelfde: de factuur. En in se zijn alle facturen gelijk: ze laten je weten dat er iets te betalen valt. Maar sommigen zijn meer gelijk dan anderen. Een overzicht van alle soorten facturen.

Een correcte factuur is de eerste stap naar een correcte betaling. Na het lezen van deze blog verstuur je zulke correcte facturen dat ze nooit meer onbetaald blijven. Blijven ze toch onbetaald? Ook daar hebben we een stappenplan voor.

De factuur der facturen. Diegene waar het allemaal mee begon. In de meeste sectoren vallen de meeste transacties te factureren met de standaardfactuur, die de basisinformatie van het geleverde werk, de klant en de leverancier bevat.

Soms duurt een project zo lang dat de kosten oplopen en er intussentijd al een deel betaald wordt. Denk aan de bouw van een huis, of de dagelijkse broodjes leveren tijdens de federale regeringsformatie. In zo’n gevallen verstuurt het bedrijf een periodieke factuur om de werknemers op tijd te kunnen betalen.

De periodieke is niet te verwarren met de recurrente factuur, die met de regelmaat van de klok wordt verstuurd, vaak op het einde van de maand. Denk aan bedrijven die een vast maandelijks bedrag aanrekenen, zoals bij een verhuur.

Voor facturen die je elke maand verstuurt, zou je gek zijn om dat telkens handmatig te doen. Wist je dat je in Teamleader periodieke facturen kunt aanmaken?

De commerciële factuur wordt gebruikt voor buitenlandse handel, wanneer goederen een grens moeten oversteken. Voor de douaneaangifte is een factuur nodig met meer info, zoals contactgegevens van de koper en verkoper, verkochte items, de kostprijs van de items en de belastingen die verschuldigd zijn. Er zijn ook nog enkele speciale kenmerken zoals het land van herkomst, een carrier-idenficatienummer, geharmoniseerde codes voor elk artikel en een authentificatie.

Lange betalingstermijnen zijn soms heel vervelend, zeker voor kmo’s met een strakke cashflow. Met een voorschotfactuur kan je je klant vóór de levering of uitvoering al een deel laten betalen. Bovendien geeft het je wat extra veiligheid, want je weet nooit wat er in tussentijd gebeurt. Protip: in Teamleader kan je gemakkelijk voorschotfacturen aanmaken.

Sommige serviceprofessionals factureren niet op basis van een product, maar wel op basis van uren. In dat geval stuur je een timesheetfactuur waar de gepresteerde uren op staan. Ideaal voor bijvoorbeeld consultancybureaus die diensten aanbieden op basis van tijd.

Of gewoon: een ‘offerte’ of ‘kostenraming’. Strikt genomen is een offerte geen aanvraag tot betaling, maar geeft ze de koper een idee van de prijs. Tegelijk is het ook een belofte van de leverancier om een bepaald product of bepaalde dienst te leveren. De pro-formafactuur is meestal een schatting, het bedrag kan dus later op de effectieve factuur verschillen.

Op de ouderwetse manier factureren is enorm tijdrovend. Bovendien krijg je een ruwe tong van te veel postzegels te likken. Daarom kies je beter voor een tool als Teamleader, waarmee digitaal factureren een eitje wordt. Online betaalbaar, in je eigen huisstijl, verstuurbaar in bulk en nog veel meer wonderlijke features. Bovendien bundelt Teamleader ook CRM en projectmanagement in een tool.

Sta je te popelen om digitaal aan het factureren te slaan? Voor je er als een gek mee begint, kun je beter eerst onze gids lezen over hoe je een factuur aanmaakt in Teamleader.

Benieuwd naar Teamleader? Probeer het 14 dagen uit, no strings attached en je hebt geen creditcard nodig.