Teamleader Blog Article

Ticketing software voor kmo's: de voordelen voor jouw onderneming

Ticketing software voor kmo's: de voordelen voor jouw onderneming

Ticketing software helpt jouw kmo een uitstekende klantenservice leveren, waardoor je snel de harten van je klanten verovert. Hoe dat precies gebeurt, lees je in deze blog.  

Klantenservice is niet langer enkel reageren op e-mails en telefoontjes van je klanten. Vandaag, in het tijdperk van de klant, beseffen meer en meer bedrijven het belang van een goede klantenservice.

En terecht: een goede klantenservice kan zeker voor kmo's een Unique Selling Proposition (USP's) betekenen. Helaas beseffen kmo's te weinig welke technologie hen daarbij kan ondersteunen.

Neem nu ticketing software - waarmee je je klantenservice organiseert, prioriteiten bepaalt en beter communiceert. Die software zorgt bovendien voor meer efficiëntie, transparantie en flexibiliteit.

Ontdek hoe Halito! een uitstekende klantenservice opzette in slechts 5 stappen

Wat is ticketing software? 

Met ticketing of support ticket software stuur je elke klantvraag die je via email of chatbots ontvangt, automatisch door naar je ticketingsysteem. Nu hou je heel eenvoudig de status van het ticket in de gaten, overleg je met collega's en voorzie je de klant van een passend antwoord. Klantvragen gaan nooit meer verloren, de status volg je moeiteloos op, en interne communicatie was nog nooit zo eenvoudig.

Met de juiste ticketing software los je dus klantvragen op een snelle, kostefficiënte en transparante manier op. Daarnaast voorzien de meeste systemen je ook van handige statistieken om de prestaties van je team te meten - en te verbeteren. 

De voordelen van ticketing software

Kort samengevat kun je met ticketing software klantvragen beantwoorden en beheren in een gecentraliseerde database, zonder dat je alles moet bijhouden via afzonderlijke e-mails. Op die manier kan je tickets van bij het begin opvolgen tot het probleem van je klant is verholpen. Elk ticket is gelinkt aan een specifieke vraag of klacht. Je kan een ticket toewijzen aan het juiste teamlid of de juiste afdeling, en er zo voor zorgen dat de vraag behandeld wordt.

Ticketing software store all information in one place

1. Bewaar en raadpleeg alle informatie op één plek

Alle communicatie wordt bewaard op één enkel ticket.  Je hoeft geen e-mails uit te wisselen om te begrijpen wat er besproken werd, waardoor je eenvoudiger met meerdere mensen kan samenwerken.

Stel dat je heel wat vragen of taken tegelijkertijd te verwerken krijgt. Of dat je enkele dagen aan een oplossing moet werken vooraleer je reageert. Met je ticketing software kan je eenvoudig een ticket heropenen, en krijg je snel alle relevante informatie te zien. Zo hoef je je geen weg meer te banen door tientallen e-mails.

2. Verkrijg de juiste data en inzichten

Kennis is macht. Met ticketing software krijg je toegang tot cruciale statistieken over je klantenservice, zoals:

  • Totale oplossingstijd: de totale oplossingstermijn voor tickets die in de gekozen periode werden aangemaakt.
  • Gemiddelde reactietijd: de tijd die een gebruiker gemiddeld nodig heeft om op berichten van klanten te antwoorden, voor tickets die in de gekozen periode werden aangemaakt.
  • Drukste moment van de dag: je nieuwe tickets en ontvangen berichten, verdeeld in tijdsblokken. Zo zie je wanneer je het grootste aantal vragen binnenkrijgt. 
  • Individuele prestaties: alle antwoorden die over een bepaalde periode verstuurd werden, per gebruiker.
  • Meest 'actieve' klanten: een overzicht van de klanten die de meeste tickets hebben aangemaakt tijdens de gekozen periode.

Met deze inzichten kan je je klantenservice proactief blijven verbeteren.  Hoe goed doet je team het vandaag? Op welke vlakken kan je nog verbeteren? Je krijgt ook een duidelijker overzicht van veelgestelde vragen - waardoor je How To-artikels kan schrijven over deze onderwerpen, of antwoorden kan bieden op vragen waar je nieuwste klanten zelfs nog niet aan gedacht hadden.

3. Verhoog de klanttevredenheid

Zodra je weet welke klanten het meest om hulp vragen, kan je eventueel met hen eens samenzitten om hun ideeën te horen, of bespreken hoe het beter kan. Je leert tenslotte het meest van je meest ontevreden klanten. Je zal versteld staan hoeveel ze met jou willen delen.

Ticketing software geeft je ook op elk moment toegang tot klantgegevens, vorige gesprekken, en betaal- en facturatiegegevens. Die kan je opnieuw gebruiken om je klantenservice een persoonlijke toets te geven. Stel dat een klant opnieuw naar je uitreikt, dan weet je meteen wanneer ze laatst ondersteuning vroegen, wat het probleem was, hoe het werd opgelost en hoe lang die oplossing op zich liet wachten.

4. Bespaar tijd en middelen

In het tijdperk van de klant is je klantenservice ongetwijfeld één van je belangrijkste wapens (of dat zou het toch kunnen worden). Je customer support-team is de stem van je onderneming, en staat dagelijks in contact met je klanten. Als je e-mails moet terugzoeken of met collega's moet overleggen om de juiste informatie terug te vinden, zal je productiviteit hier al snel onder lijden.  

Daar komt je ticketing software meteen van pas: je besteedt minder tijd omdat je tickets centraal kan toewijzen en sorteren, waardoor je efficiëntie stijgt en je reactietijd verlaagt.

5. Verbeter de samenwerking, werk transparanter 

Als je zelf op je eentje over je klantenservice gaat, kan een eenvoudige mailbox je al ver brengen. Maar zodra je één enkele medewerker aan je team toevoegt, zal je efficiëntere en betere manieren moeten vinden om intern te communiceren. Dankzij ticketing software kan je met meerdere mensen samenwerken aan één taak, terwijl je in real-time overzicht bewaart van je gedeelde vooruitgang. Denk aan mensen uit alle hoeken van je onderneming, zoals sales, development & design, die elk hun deel doen om het probleem van je klant te verhelpen.

Je weet bovendien wie aan welk ticket gewerkt heeft, en kan perfect bijhouden hoe lang je aan elke vraag besteedt.  Is één van je medewerkers ziek, of heeft iemand het bedrijf verlaten? Geen probleem - je kan tickets eenvoudig opnieuw toewijzen met één muisklik.

 Waaraan herken je de juiste ticketing software infographic