Teamleader Blog Article

4 tips om wanbetaling te voorkomen

4 tips om wanbetaling te voorkomen

Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 9 op de 10 Belgische bedrijven met wanbetalers kampt. Die kunnen voor grote financiële problemen zorgen. Hoe zorg je ervoor dat elke factuur op tijd betaald wordt en jouw onderneming rendabel blijft? Deze 4 tips helpen je op weg.

Onderzoek van kredietverzekeraar Atradius wijst uit dat 90% van de Belgische bedrijven geconfronteerd wordt met laattijdige betalers. Is ook jouw onderneming daar de dupe van? Dan leidt dat tot nare gevolgen: wanbetalingen zorgen voor liquiditeitstekorten, belemmeren de bedrijfsgroei, brengen extra interestkosten met zich mee en kunnen zelfs ontslagen veroorzaken. In het ergste geval bedreigen ze de toekomst van je zaak.

Zorg er daarom voor dat elke factuur tijdig betaald wordt aan de hand van deze 4 tips.

Ben je opzoek naar een factuur voorbeeld? Laat Teamleader je helpen en inspireren met factuur voorbeelden die je gratis kan dowloaden.

Kies voor een duidelijke offerte

BE_Blog_Defaulters_Inline_1Het is verplicht om je algemene voorwaarden aan je offerte toe te voegen, dus informeer je klanten vooraleer ze de overeenkomst aanvaarden. Controleer alle bepalingen zorgvuldig, eventueel zelfs met de hulp van een externe expert. De wetgeving over wat algemene voorwaarden precies mogen inhouden, evolueerde de afgelopen jaren enorm, en misschien zijn er ook enkele zaken binnen jouw onderneming zelf veranderd. Een offerte is enkel bindend als de algemene voorwaarden juridisch geldig zijn.

Een offerte moet daarnaast aan nog heel wat andere voorwaarden voldoen. Lees dit artikel en om na te gaan of jij deze 5 wettelijke verplichtingen al naleeft.

Je klant moet de offerte expliciet aanvaarden met een handtekening of - nog eenvoudiger - door te bevestigen via e-mail. Leg alle communicatie schriftelijk vast, met e-mail als het medium bij uitstek: het is snel, kosteloos en helpt je om discussies achteraf te vermijden.

Stel correcte facturen op en verwerk ze op de juiste manier

Wil je niet dat een klant je factuur uit het oog verliest? Reageer dan zelf ook snel en verzend je factuur meteen zodra je een product levert of dienst afwerkt.

Voeg alle nodige details toe wanneer je je factuur opstelt: we somden ze nog eens voor je op in dit artikel. Het is niet verplicht, maar wel handig om de algemene voorwaarden nog eens toe te voegen aan de achterzijde van de factuur.

Wanneer je de factuur hebt opgesteld, verwerk je deze vervolgens ook correct in je eigen boekhouding. Mocht er discussie ontstaan over de datum van verzending, vormt je uitgaand facturenboek namelijk een belangrijk bewijsstuk.

Laat je klanten online betalen

BE_Blog_Defaulters_Inline_2Online betalingen zijn populair: cijfers van Wordline tonen aan dat elektronische transacties in 2016 met maar liefst 32% toenamen. Dat getal blijft stijgen, want terwijl het dagrecord in 2016 op zo’n 8,4 miljoen transacties op één dag lag, was dat eind 2017 al 9,2 miljoen.

Bancontact en Payconiq kondigden daarnaast ook een fusie aan. De leiders in elektronische en mobiele betalingen slaan daarmee de handen in elkaar en tonen zo aan dat online betalen steeds belangrijker wordt. Dat is ook logisch, want:

  • Betalingen verlopen sneller: gegevens worden vaak automatisch ingevuld en je klanten kiezen zelf hun favoriete betaalmethode
  • Online betaalsystemen voldoen aan strenge veiligheidsnormen
  • Providers van betaalsystemen worden steeds goedkoper

Klanten vragen steeds meer om online betaalmogelijkheden. Door hen die optie aan te bieden, kom je niet alleen tegemoet aan hun wensen, maar betalingen komen daardoor ook sneller in orde. Een barcode inscannen en bevestigen is immers veel sneller gepiept dan een overschrijving waarbij je alle gegevens handmatig moet invoeren.

Automatiseer je betaalherinneringen

BE_Blog_Defaulters_Inline_3

Betaalherinneringen verzenden is een vervelend, maar essentieel klusje dat je beter niet uitstelt. Mensen zijn vergeetachtig en er is weinig kans dat een onbetaalde factuur alsnog voldaan wordt als je hen daar niet aan herinnert.

Bel een klant eerst eens op voor je een aangetekende aanmaning verstuurt. Persoonlijk contact schept niet alleen meer vertrouwen, het is vaak ook doeltreffender. Als het toch niet wil baten, is de schriftelijke betaalherinnering een tweede optie. Verzend de aanmaning via e-mail, brief (al dan niet aangetekend), of allebei.

 

Vermeld volgende zaken zeker in je aanmaning:

  • Maak duidelijk over welke factuur het gaat
  • Vermeld dat je aanmaning geldt als ingebrekestelling
  • Vermijd termen als een ‘eerste aanmaning’ - daarmee insinueer je dat klanten nog steeds tijd hebben om te betalen
  • Verwijs eventueel terug naar de algemene voorwaarden

Heb je echt een hekel aan betaalherinneringen verzenden? Begrijpelijk. Bespaar jezelf tijd en gebruik software om automatische betalingsherinneringen te verzenden. Je hoeft enkel een automatische boodschap en termijn in te stellen en de tool neemt de rest van je over.

Wordt je factuur nog steeds niet betaald? Onderneem stappen

Als je factuur na deze vele pogingen nog altijd onbetaald blijft, is het tijd om een professional in te schakelen. Gebruik bijvoorbeeld Unpaid om al je onbetaalde facturen te innen met een minimum aan kosten en inspanningen. In enkele klikken start je een dossier op, waarna Unpaid binnen de week een gerechtsdeurwaarder naar de klant stuurt. Leuk is anders, maar het is wel de meest efficiënte manier om met wanbetalers om te gaan… en als je al onze tips goed opvolgt, krijg je daar hopelijk weinig mee te maken.